Administrativu nahradilo 70 licencí pro elektronickou spisovou službu
Administrativu potřeboval vyřešit Dopravní podnik města Olomouce. Společnost se rozhodla přejít od tradičních šanonů a správy dokumentů u jednotlivých referentů a prostřednictvím excelových tabulek k centrálnímu elektronickému úložišti a spisové službě.
Klient
Dopravní podnik města Olomouce
Počet zaměstnanců
250+
Obor
Služby
Výchozí bod
Kompletní papírová administrativa
Před zavedením elektronické spisové služby musel Dopravní podnik města Olomouce vyřizovat veškeré smlouvy fyzicky v papírové formě, což představovalo časově i logisticky náročné schvalovací procesy a zvyšovalo nároky na prostor k archivaci. Administrativní pracovníci museli veškeré dokumenty upravovat, nechávat schvalovat a archivovat výhradně v budově DPMO a veškeré úkony vyžadovaly fyzickou přítomnost všech, jichž se schvalovací proces týkal. Přehled dokumentů se vedl pouze prostřednictvím tabulek v Excelu. Firma rovněž řešila zastaralý způsob žádanek o dovolenou a pracovní volno.
Zlom
Řešení spisové služby a formulářů / žádost o dovolenou
V roce 2014 sepsal tehdejší ekonomický náměstek ředitele DPMO Otakar Bačák metodiku spisové služby, na jejímž základě společnost vypsala výběrové řízení na dodavatele. Do tendru se přihlásily dvě společnosti, z nichž si DPMO vybral jako vítěze Software602. Rozhodlo nejen technické řešení elektronické spisové služby, ale také výhodná cena. Implementace systému se uskutečňovala v roce 2015 přibližně po dobu tří měsíců a poté ještě následovaly školení pracovníků a souběžný provoz starého a nového systému spisové služby.
Zaváděcí období bylo pro administrativní pracovníky poměrně složité, proto Software602 připravila sérii tří školení s praktickými ukázkami práce v novém systému. Po pěti měsících od implementace řešení přešel DPMO kompletně na elektronickou spisovou službu. V létě 2019 doplnil toto řešení v nové verzi modul řízené dokumentace. Zároveň se změnilo uživatelské prostředí spisové služby a některé funkce se přesunuly, což si vyžádalo další školení pracovníků DPMO, z něhož vyplynuly požadavky na individuální úpravu této nové verze.
Nad rámec elektronické spisové služby si DPMO později objednal i elektronické formuláře na žádanky o dovolenou a jiné důvody pro uvolnění ze zaměstnání.
„Nasazením elektronické spisové služby jsme významně uspořili papír a tonery, ale především vzniklo centrální úložiště dokumentů s elektronickou správou schvalovacích procesů. Dříve se schvalovacích koleček museli účastnit všichni osobně, stejně tak se každý jednotlivý zaměstnanec musel osobně dostavit a vyjádřit, dokumenty se musely složitě vyhledávat v šanonech, které byly uloženy u různých referentů. Nyní mají k dokumentům přístup všichni elektronicky přímo v jedné databázi“
Ákos Zsigrai,
IT manažer
Dopravního podniku města Olomouc
Přínosy
Zjednodušení a zrychlení procesů
- Digitalizace veškerých dokumentů a jejich elektronická správa.
- Zjednodušení a zrychlení schvalovacích procesů.
- Evidence příchozích a odchozích dokumentů a jejich změn.
- Centrální úložiště dokumentů s možností dálkového přístupu přes VPN.
- Dlouhodobá právní validita a uchování smluvních dokumentů.
- Dokumenty jsou opatřeny metadaty, která umožňují fulltextové vyhledávání.
- Systém umožňuje zpracovávat a dlouhodobě uchovávat tisíce smluv měsíčně a tento počet může i nadále růst.
70 aktivovaných licencí pro elektronickou spisovou službu
40+ administrativních pracovníků využívajících této služby
40+ zaměstnanců s možností elektronické žádanky o dovolenou