Digitální archivace Sofa SmartSafe
Zbavte se hledání v papírovém archivu se Sofa SmartSafe
-
Vložení dokumentů odkudkoliv
-
Žádné zbytečné papíry
-
Dohledání dokumentů na 2 kliknutí
-
Dokumenty a vše důležité v bezpečí
Dlouhodobé uchování
- zabezpečení časovým razítkem
- zaznamenávání aktivity dokumentů
- automatická kontrola dokumentů
V souladu s legislativou
- dle pravidel eIDAS
- plnohodnotná náhrada papírových dokumentů
- připraveno na audit
Pravidla
skartace
- hlídání životnosti dokumentů
- editovatelný řád
- řízený a auditovatelný proces vyřazení dokumentu z archivu
Vyhledání
i po letech
- filtrování dle metadat dokumentů
- editovatelné a uložené filtry
- vyhledání během vteřin
Bezpečně a spolehlivě
Jsme certifikováni podle mezinárodních norem řízení, které provedly renomované globální certifikační společnosti. Klienti díky tomu mají jistotu, že naše procesy jsou efektivní a dodávky spolehlivé.
Jak digitální archivace Sofa SmartSafe funguje?
Archivace odkudkoliv
Dokumenty můžete vložit a archivovat do SmartSafe odkudkoliv. Nejčastěji z e-mailu, z datové schránky nebo z aplikací Microsoft 365. Archiv je připraven na evidenci od běžných formátů dokumentů, přes obrazové a zvukové záznamy až po specifické formáty. Na informační systémy archiv napojujeme přes API rozhraní.
Dlouhodobá údržba dokumentů
Nemusíte se o nic starat, SmartSafe zajistí právní validitu dokumentů. Na základě pravidel, které pro jednotlivé dokumenty sami nastavíte.
Vyhledání dokumentů
Díky přednastaveným filtrům a fulltextovému vyhledávání, najdete dokument ve SmartSafe na 2 kliknutí. Bezpečně a odkudkoliv.
Nejčastější archivované doklady a dokumenty
Všechny elektronické dokumenty, které souvisí s vaší firmou či úřadem a jsou elektronicky podepsané je důležité uchovat tak, aby byly snadno k nalezení a zároveň bylo možné i po letech jednoznačně ověřit jejich platnost.
Nejčastěji poptávaná archivace
archivace účetních dokladů
archivace mzdových dokladů
archivace smluv
archivace daňových dokladů
archivace datových zpráv
archivace faktur
Sofa je v dobré společnosti. Přidejte se i Vy
Jedna aplikace Sofa
4 silné nástroje
Online aplikace Sofa kombinuje digitalizaci nejčastějších firemních agend, elektronické podepisování, digitální archivaci s aktivní péčí o elektronické dokumenty a vše přímo z prostředí Microsoft 365.
Elektronický podpis
Schválenou smlouvu můžete rovnou digitálně podepsat. Už žádné tištění a podepisování. Více informací
Chytrý digitální archiv
Dokument, který jste schválili, či podepsali můžete archivovat a kdykoliv se k němu vrátit díky chytrému vyhledávání. Více informací
Workflow a digitální agendy
Jednoduché schvalování faktur, smluv nebo jakékoliv administrativní, obchodní i HR procesy. Více informací
Rozšíření Microsoft 365
Aplikace Office, Microsoft 365, Integromat, Rossum, API. Sofa je připravena na jakýkoliv váš systém. Více informací
Máte dotaz? Chcete o aplikaci Sofa vědět více?
Nechte nám na sebe kontakt. Ozveme se Vám, aplikaci Sofa představíme a poradíme, jak ji můžete integrovat do firmy a využívat její funkce přímo v aplikacích Microsoft 365.
Nebo si domluvte online konzultaci s Alešem
Sofa produktovým specialistou
