DocsMaster
DMS systém pro správu elektronických dokumentů a podpisů s digitálním archivem
Pro chytré řízení a archivaci dokumentů, smluv, spisů a datových zpráv. S digitálním podpisem v kanceláři i na home office.
Co je DocsMaster?
DocsMaster
DocsMaster je obchodní název pro typizovanou konfiguraci nejčastěji požadovaných vlastností v desítkách našich digitalizačních projektů realizovaných na míru s řešením FormFlow. Pro provoz potřebují Microsoft Windows Server a SQL Server. Virtuálně lze provozovat na vlastní infrastruktuře, doporučujeme v cloudu Azure s využitím Azure SQL.
FormFlow
Zatímco projekt s FormFlow je stavba ze základních dílů s integrací do existujících systémů, DocsMaster ve své základní konfiguraci obsahuje všechny důležité komponenty pro rychlý rozběh digitalizace jako je řízená dokumentace nad DMS, zpracování datových zpráv s elektronickým podpisem dokumentů a dlouhodobá archivace.
Nové funkce
Nové funkce, kde z posledních výrazných novinek je to možnost nasazení vzdáleného elektronického podpisu bez USB tokenů s centrální administrací a rozšíření možností digitálního archivu se samozřejmě promítají do DocsMaster pro nové zákazníky i do FormFlow pro stávající zákazníky.
Jak DocsMaster může pracovat i pro vás?
důvěryhodná archivace
Chraňte se průkaznou archivací před obchodními spory
Dlouhodobá archivace dokumentů a elektronického právního jednání. Dokumenty, spisy datové zprávy a e-maily s garancí autenticity a integrity archivovaného obsahu ve všech státech EU. Zabezpečení kvalifikovanou pečetí a časovým razítkem, rychlé vyhledávání podle metadat nebo fulltextově. Skartace dokumentů a dokladů podle zákonných lhůt.
správa a řízení dokumentů
Ukládejte chytře, hledejte rychle
Řízený přístup k úložišti podle rolí pro zaměstnance v kanceláři i na home office. Integrace s aplikacemi Word, Excel. Responzivní ovládání, přehled o zpracování s evidencí a rychlým vyhledáváním.
elektronické podepisování
Podepisujte online smlouvy a dokumenty 24/7
Digitální podpis PDF dokumentů přímo v aplikaci jednoduše bez USB tokenů. Centrální administrace certifikátů v HSM zařízeních v zabezpečeném datacentru včetně logování operací. Možnost volby komerčních nebo kvalifikovaných certifikátů s nasazením podpisové aplikace na PC, MAC a chytrých telefonech Android a iOS.
Podívejte se co všechno DocsMaster umí
Vznik a evidence dokumentů
Nad úložištěm vznikají dokumenty s jejich evidencí a uživatelsky definovanými metadaty přímo z Word nebo Excel. Dokumenty je možné importovat a opatřovat metadaty a dále nad nimi pracovat s jejich distribucí. Více dokumentů z úložiště je možné spojovat do spisů, jako je např. projekt s jeho dokumentací a rozpočtem.
Smlouvy a směrnice s jejich schvalováním
V každé firmě je nutné schvalovat důležité dokumenty. DocsMaster nejen, že zamezí binci, kde je která smlouva, ale zejména umožňuje schvalovat jak smlouvy, tak interní směrnice vše s digitálním podpisem online. Nečekejte, až kolega přijede z home office do kanceláře nebo se nadřízený vrátí ze služební cesty. Smlouvy nebo dokumenty může schválit na pár kliků z notebooku nebo z mobilu.
Datová schránka pod kontrolou
DocsMaster se stará o kontrolu datové schránky, administrátor nastaví, kdo datové zprávy ve firmě zpracovává, stejně tak lze na recepci digitalizovat příchozí poštu nebo zpracovat důležitý e-mailový účet včetně notifikací. Systém archivuje přijaté i odeslané zprávy, umožňuje dokumenty z úložiště odesílat datovou schránkou.
Podpis bez čipových karet nebo USB klíčenek
Podpisové certifikáty a pečetě jsou bezpečně uložené v redundantních zabezpečených HSM zařízeních v datacentru s ochranou. Online ke každému účtu DocsMaster místo utrácení za hardware, jeho evidenci a hledání ztracených tokenů se jen přihlásíte z mobilu nebo počítače. A jdete na to.
Správa všech oprávnění z jednoho místa
Pokud jste admin, máte přehled o certifikátech všech kolegů. Víte, kdo má jaká práva, a když je potřeba, zabráníte použití certifikátu na pár kliknutí. Stejně snadno to pak povolíte. U větších firem admin přivítá možnost synchronizovat uživatelské účty s Active Directory s možností nastavení rolí, filtrů až do úrovně nejmenšího detailu pro třídění a nastavení metadat pro rychlé hledání.
Dashboard a přehledy s nastavitelnými filtry
Vaše dokumenty nejsou závislé na našem řešení. Uložené soubory můžete z archivu kdykoli vytáhnout, aniž porušíte pravidla archivace. A nezávisle je ověříte.
Není archiv jako archiv. Co umí ten náš lépe?
Díky důslednému logování ve spojení s archivací výměny elektronicky podepsaných smluvních dokumentů chrání firmu před obchodními spory zamčením archivovaných dokumentů kvalifikovanou pečetí s časovým razítkem a sofistikovanou správou archivu.
Všechny dokumenty na jednom místě
Uživatel po uzavření dokumentu, spisu nebo smlouvy v úložišti vydává povel pro chytrou archivaci. Podle nastavených práv vidí vlastní archivované dokumenty i archivované dokumenty na které má podle své role práva. Dokument, spis, smlouva, datová zpráva, e-mail to vše vidí na jednom místě. Vyhledávat může podle metadat nebo fulltextově.
Promyšlená archivační logika
Správce archivu může nastavit zákonné lhůty skartace pro jednotlivé typy dokumentů podle skartačního řádu. Skartace přirozeně chrání firmu před únikem informací podle pořekadla: kde nic není ani smrt nebere. U větších firem má správce archivu k dispozici také nástroje pro „připojení“ stávajících listinných archivních šanonů až do doby jejich skartace. Nemusí nutně digitalizovat staré listiny nebo doklady.
Pečeť s časovým razítkem
Dokument při vstupu do archivu ověříme podle všech pravidel, opatříme jej kvalifikovanou pečetí vaší firmy a časovým razítkem a postaráme se o jeho ověřitelnost třetí stranou až do doby jeho skartace. Všechny dokumenty prochází pravidelnou kontrolou a jsou vždy zabezpečeny novým časovým razítkem před expirací předcházejícího.
Elektronické právní jednání
DocsMaster důsledným logováním ve spojení s archivací výměny elektronicky podepsaných smluvních dokumentů plní funkci systému elektronického právního jednání pro případ obchodních sporů. Smluvní dokumenty se ukládají systematicky, posloupně a jsou chráněny proti změnám. Při vytažení z archivu tak a všichni ví na čem jsou. Stejně lze dokládat správní lhůty vůči úřadům ve spojení s archivací datových zpráv.
Rozhraní DocsMaster API pro další rozšíření
Projektová řešení ušitá na míru vašim požadavkům.
Archivační blackbox s API pro vaše aplikace
Rychlé řešení s využitím integračního API DocsMaster je, pokud chcete mít archiv jako rozšíření funkcí vašeho systému. Například potřebujete párovat účetní doklady k vašemu objednávkovému systému, aniž byste museli učit své zaměstnance nové ovládání. Vaše aplikace využije webové služby SOAP pro ukládání do archivu včetně dotazů na archiv přímo z vašeho systému. Váš dodavatel se může spolehnout na pomoc od našich zkušených konzultantů.
Integrační API pro výměnu dat s aplikacemi třetích stran
Připojíme jakýkoliv systém nebo aplikaci třetí strany přes jednotné integrační API s webovými službami SOAP. Typická úloha je import dokladů s uživatelsky definovanými metadaty pro archivaci. Druhý typ úloh je rozšíření schvalování, zejména příchozích faktur s uložením do archivu. Lze doplnit o „těžbu“ metadat z příchozích skenovaných listinných faktur. Další častou úlohou je příjem dat do šablon formulářů nebo Word pro schválení typizovaných dokumentů. Jedná se o řešení na míru s analýzou našich konzultantů před zahájením projektu s následným standardním projektovým řízením.
Kolik Docsmaster stojí
Stejně jako my, jsou i naše ceny transparentní.