Z pera podnikatele: Archivace dokumentů jako za první republiky

Pozemkový úřad, konec třicátých let 20. století. Archivaci dokumentů zachycuje velmi detailně film Katakomby, kde zářil Vlasta Burian. Všechna lejstra byla pečlivě orazítkována a archivována pod dohledem celé party úředníků.

Když potřeboval někdo konkrétní listinu, přišel do sklepa (katakomb), požádal o něj a za pár hodin ho asi dostal. Systém byl vlastně docela vynalézavý a pedantský... Byť si tipnu, že takto nějak funguje už od nepaměti. Jako majitel menší firmy a milovník starých filmů si čas od času uvědomím, že se od té doby moc nezměnilo... Aspoň u mě ve firmě, ačkoliv existuje pouhých 10 let a na rozdíl od Vlasty Buriana máme počítače. No, posuďte sami.

U počítače stál…

Když potřebuju vyhledat smlouvu, buď marně hledám ve svém počítači nebo na Google disku a nebo u účetní o patro níže (čili v katakombách). V počítači najdu obvykle verzi, která není finální a už vůbec není podepsaná. Smlouvy totiž finálně tiskneme a po podpisu scanujeme. Tedy někdy. Hm. Evidentně to není pravidlo, protože účetní nemá všechny smlouvy v šanonu. Proč? Netuším.

Sečteno a podtrženo, naším interním sportem je dohledávání smluv, klientských i pracovních. Horší však je, že naše výkonnost je tak na úrovni okresního přeboru. Co s tím? Ideálně vylézt z ulity a zkusit něco nového, modernějšího. Možná to bude zpočátku trochu bolet (ruku na srdce, která novinka zavedená v práci vás ze začátku těší?), ale těch pár dní „vopruzu“ navíc se mnohonásobně vyplatí. Takže co?

Elektronizovat!

Moje firma není velká, smlouvy nepočítáme na stovky a tisíce, spíše na desítky. Když je ale rychle potřebujeme dohledat, bez naší účetní, která jediná v nich má svůj bezvadný pořádek a ví, v jakém šanonu nebo datovém souboru je ten který dokument, je to prakticky nemožné. A my potřebujeme takovou smlouvu najít v řádu jednotek minut. A taky bez účetní, která má účtovat. Nechceme, aby nás to stálo majlant, ale zároveň chceme řešení, které bude srozumitelné pro všechny zaměstnance.

Takže si uděláme analýzu vnitřních procesů a zjistíme, co všechno kromě dohledávání smluv bychom potřebovali řešit elektronicky a vychází nám z toho spisová služba s elektronickým řízením dokumentů. Všechny příchozí i odchozí dokumenty automaticky převádíme do PDF a archivujeme. Žádná smlouva nebo doklad nám nevyblednou do stavu, kdy nejsou čitelné. Ale hlavně: dohledá je každý, kdo má přístup do systému a nepotřebuje k tomu účetní.

Evidence, sdílení a spravování dokumentů od jejich vzniku přes schválení až po rozeslání konkrétním pracovníkům nebo klientům, a to nejen přes počítač, ale dokonce i z mobilu. A dokonce se dá nastavit i automatická skartace, až nastane ten správný čas! Tohle už opravdu nejsou katakomby první republiky, ale moderní kancelář bez zbytečného papírování. Neotravujeme účetní s každou maličkostí a ona má čas na fakturování místo zbytečného hledání a přeposílání nebo nošení smluv po kanceláři. Co víc si přát?