Vybledly vám dokumenty? To se vám s chytrou archivací nestane

Papírové dokumenty mají omezenou životnost a některé po čase natolik ztrácejí čitelnost, že postrádá smysl je dál archivovat. Jak se takové nepříjemnosti vyhnout?

Archivace dokumentů je jednou z největších výzev českých firem. Když jsme začátkem února zjišťovali, jaký podíl společností archivuje dokumenty výhradně elektronicky, vyšlo nám z toho slabých sedm procent. A naopak, že 16 procent firem spoléhá výhradně na šanony a papírový archiv. Přes 70 procent jich využívalo oba způsoby – dokumenty mají sice v elektronické podobě, ale pro jistotu si je ještě tisknou a zakládají do šanonů. Sečteno a podtrženo, skoro devět z deseti tuzemských firem stále archivuje v papíru. To je na rok 2021 až děsivě vysoké číslo.

Nic proti papíru, ale zkoušeli jste si někdy vytáhnout z archivu deset let starou účtenku? Na takovém tom lesklém tenkém papíře? Možná jste se museli zamyslet, na co ten bílý proužek papíru vlastně archivujete a co na něm mělo být. Ano, papírové dokumenty podléhají zkáze rychleji, než by se nám mohlo zdát. Jejich čitelnost bere brzy za své, bez ohledu na to, jak hezky máte archiv srovnaný a jak o něj pečujete. Je to k vzteku, zvlášť když si uvědomíte, jakou je papírový archiv zbytečností – v dnešní době, kdy 99 procent dokumentů vzniká v digitální podobě a dá se s nimi takto pracovat po celý jejich životní cyklus, bez nutnosti tisku.

Digitální archiv nestačí, udělejte si v něm pořádek!

Jde jen o to, jak elektronické dokumenty uspořádat, aby v nich byl pořádek, dalo se mezi nimi vyhledávat, byly přístupné i vzdáleně a bylo patrné, kdo a kdy v nich dělal nějaké změny. To všechno umí chytrý archiv, kterému říkáme Paperless archivace. Smluv a jiných dokumentů může být ve firmě velké množství. Základem pro jejich snadné vyhledávání je zajištění jejich evidence společně s informacemi (metadaty), které popisují vlastnosti dokumentu. U smlouvy to bude např. cena, dodavatel, období uzavření smlouvy apod. Tyto informace, které se evidují společně s dokumentem při vložení do archivu, se poté dají využít jako klíčové slovo pro vyhledávání, a smlouvu tak kdokoli, kdo má přístup do firemního archivu, snadno nalezne.

Zároveň se každému zaměstnanci dají nastavit konkrétní práva, k čemu se může dostat, a k čemu ne. A také, jaký dokument může upravovat, a jaký ne (tyto změny se samozřejmě zaznamenávají s časovým razítkem, takže je vždy patrné, kdo a kdy je provedl a je to zpětně dobře vyhledatelné). Pokud některý zaměstnanec vaši firmu opouští, lze mu oprávnění vzdáleného přístupu do archivu okamžitě a jednoduše zrušit. Administrátor může spravovat práva jednotlivých zaměstnanců rovněž na dálku odkudkoli a okamžitě. A co s dokumenty, které přijdou do firmy v papírové podobě? Prostě je stačí naskenovat a poté zanést do digitálního archivu jako jakýkoli jiný elektronický dokument.

Paperless archivace tak zpřístupňuje dokumenty všem ve firmě, kdo s nimi potřebují pracovat, i když jsou třeba na dlouhodobém home office, a navíc zásadním způsobem prodlužuje životnost takto archivovaných materiálů. Kdo by se ve srovnání s takto jednoduše spravovaným digitálním archivem pachtil s horami šanonů?