Šéfe, už jste podepsal ty lejstra?

Digitalizace, Podepisování
31. května 2021, 5 minut čtení

Možná zbytečná, ale v českých kancelářích stále velmi častá otázka. Skoro polovina IT profesionálů z tuzemských firem připouští, že se musí přímo zeptat nadřízeného, v jaké fázi je schvalování či podepisování konkrétního dokumentu. To znamená, že za ním musí osobně zajít, zatelefonovat mu nebo napsat e-mail. Přitom včasné podepsání dokumentu je pro firmu klíčové – negativní zkušenost se totiž šíří sedmkrát rychleji než ta pozitivní a dobré jméno firma může ztratit i kvůli takové drobnosti, jako jsou opakované žádosti klienta nebo obchodního partnera o zaslání podepsané smlouvy.

Firma tak velmi jednoduše může přijít o zakázky a klienty. Z průzkumu, kterým jsme prostřednictvím agentury Instant Research oslovili 525 manažerů zodpovědných za firemní IT, vyplynulo, že osobně se svého nadřízeného musí na podepsání smlouvy, zakázky či jiného dokumentu ptát 45,7 % z nich. Dalších osm procent raději tuto otázku vůbec neřeší a pak zbývá zhruba 40 % těch, k nimž se kýžená informace dostane sama elektronicky. Osobní dotazování zbytečně zdržuje od jiné práce, ale především snižuje možnost získat další zakázky. Optimalizací firemních procesů lze zvýšit obchodní příležitosti až o    20 %!

Téměř čtvrtině „ajťáků“ (22,5 %) stačí podívat se do interního firemního systému oběhu dokumentů a nemusejí se nikoho ptát, skoro pětině (18,9 %) dokonce přijde notifikace o schválení dokumentu formou SMS na mobil nebo e-mailem. Nejde přitom o triviální záležitost. Tím, jak různé firemní procesy nabobtnávají, jsou jakékoli zbytečné a nadbytečné aktivity, jako osobní dotazování na stav vyřizování nějakého dokumentu, zbytečným vytržením z pracovní aktivity a zabijákem efektivity. Patří do historie jako paní sekretářky, které kdysi obcházely kancelář s vozíkem plným dokumentů a rozdávaly je příslušným pracovníkům.

Kdo by chodil mezi kancelářemi!

Dnes už takové archaické úkony vídáme jen ve filmech, které vznikly dávno před zavedením internetu. Nejen, že si můžeme potřebné dokumenty poslat e-mailem, a zbytečně tak nechodíme mezi kancelářemi, patry či jednotlivými budovami firmy či úřadu, ale moderní aplikace nám umožňují takové dokumenty v rámci firemního systému sdílet, upravovat, schvalovat, elektronicky podepisovat, archivovat a také skartovat. K žádnému z těchto úkonů není třeba dokument vytisknout a fyzicky s ním nakládat, vše se děje elektronicky, bezpečnou formou a na dálku, takže vlastně ani nemusíme sedět v kanceláři.

U každého dokumentu je vidět jeho historie i stav zpracování. Nikdo se tedy nemusí ptát, zda už šéf podepsal smlouvu s novým klientem, manažer tak učiní díky elektronickému podpisu odkudkoli na svém chytrém zařízení a v systému je to vidět, dokonce se pak dá taková smlouva okamžitě zaslat e-mailem či datovou schránkou příslušné společnosti. Takhle funguje Sofa, aplikace pro komplexní řešení oběhu a správy dokumentů, která dokáže udržet firmu nebo úřad v chodu, i když jsou zaměstnanci na home office, služební cestě nebo kdekoliv jinde. Zkuste ji a zjednodušte si administrativu v kanceláři!

Zaujal vás článek?
Podělte se o něj se svými známými

Další čtení

Výhody elektronického podepisování smluv

Výhody elektronického podepisování smluv

Stále váháte nad tím, zda ve firmě zavést elektronické podepisování smluv a dalších dokumentů? Možná vám pomůžeme s rozhodováním, když shrneme největší výhody bezpapírového řešení.

Jak správně elektronicky archivovat dokumenty

Jak správně elektronicky archivovat dokumenty

Víte, jak správně elektronicky archivovat dokumenty? Přechod na bezpapírový archiv je skvělá věc, ale i u „digitálních šanonů“ je třeba dodržovat zákon.

Digitální formuláře Sofa s propojením na Microsoft 365

Digitální formuláře Sofa s propojením na Microsoft 365

Používáte kancelářský software Microsoft 365 a uvažujete o zavedení interního oběhu dokumentů s jejich následnou archivací? S naší aplikací Sofa si Microsoft 365 báječně rozumí, takže dokumenty vytvářené ve Wordu nebo Excelu můžete odesílat rovnou z Office do oběhu ve firmě. Ale to není vše.

 eBook Paperless office zdarma

Jak přejít na skutečně bezpapírovou kancelář.

Jak se zbavit zbytečného papírování a efektivně využit čas. Na toto téma je eBook Paperless office. Najdete zde odpovědi nejen na to, jak chytře digitalizovat kancelář, ale mnohem více. Stačí jeden klik a máte vše u sebe. Jednoduše a digitálně. 

Odesláním formuláře souhlasíte se zpracováním osobních údajů