Se smlouvami už nemusíme jezdit za partnery

Podepisování smluv s obchodními partnery se Petrovi stalo noční můrou. Kvůli koronaviru mu rušili jednu schůzku za druhou a zasílání parafovaných dokumentů kurýry se prodražovalo.

Petr je manažer jedné středně velké technologické firmy z Prahy. Má podpisové právo k uzavírání smluv s obchodními partnery a do loňského jara neměl problém uzavírat kontrakty. S příchodem pandemie koronaviru se ale situace výrazně zhoršila. Kvůli lockdownům, karanténám, obavám partnerů z nákazy a všeobecnému přechodu na online komunikaci se podepisování smluv výrazně zkomplikovalo. Firma dosud veškeré kontrakty a další důležité dokumenty podepisovala v papírové podobě klasicky propiskou a razítkovala standardním razítkem. To ovšem už nebylo možné, protože to celý proces neúměrně protahovalo.

Před pandemií stačilo domluvit schůzku s pracovním obědem v lepší restauraci v centru města a v rámci schůzky smlouvu podepsat. Jenže obchodní partneři, stejně jako Petrova firma, zásadně zpřísnili pravidla pro všechny své zaměstnance a setkávání mimo firmu omezili na minimum. Smlouvy se musely zasílat kurýrem nebo poštou a vše se neúměrně protahovalo. Někdy přišla smlouva do sídla partnerské společnosti, ale odpovědný manažer byl v karanténě nebo na home office, nebo se kvůli zdlouhavému lockdownu přesunul na chalupu a pracoval na dálku. Takové průtahy si ale Petrova společnost nemohla dovolit.

Jak do interního systému dostat externí firmu?

Už dříve v kanceláři řešili otázku elektronického oběhu dokumentů a s pandemií tato potřeba gradovala. Nakonec se rozhodli pro komplexnější řešení, které nabízí kromě oběhu také schvalování, elektronické podepisování a archivování. Hodně jim to usnadnilo práci: i když většina zaměstnanců zůstávala na home office, mohli se všemi potřebnými dokumenty nakládat stejně, jako kdyby byli v kanceláři. Petr si kladl otázku, jak zajistit, aby smlouvu, kterou v jejich firemním systému schválí a elektronicky podepíšou, mohla podepsat i protistrana, která stejný systém nepoužívá. A našel řešení.

Aplikace Sofa, kterou jeho firma používá, totiž umožňuje zaslat smlouvu v elektronické podobě e-mailem adresátovi, který nemá přístup do systému. Ten se při elektronickém podpisu dokumentu může identifikovat například prostřednictvím BankID a poté podepsanou smlouvu odeslat e-mailem zpět. A to prakticky odkudkoli i prostřednictvím svého mobilního telefonu. Petr může tutéž smlouvu přijmout a nechat elektronicky archivovat třeba také z mobilu. Žádné zdržování, složité vyjednávání, jak si předat papírový dokument a kam a jak ho vlastně poslat. A hlavně je ve všem naprostý pořádek.