Moderní úřad by měl fungovat elektronicky

Nenechte se zavalit tunami papíru a horami faktur a dalších dokumentů, které je třeba ručně podepisovat a razítkovat! Úřad 21. století funguje elektronicky.

Nejen v soukromém sektoru by mělo platit, že služby a produkty mají být uživatelsky přívětivé. Komu se dnes chce kvůli každé maličkosti chodit na úřad, nebo si s ním dopisovat prostřednictvím doporučených dopisů, kvůli kterým musí jezdit na poštu? Moderní úřad 21. století komunikuje elektronicky a dává občanům šanci vyřídit vše potřebné přes internet. Nelpí na úředních dnech a hodinách, uživatel jej může kontaktovat kdykoli a odkudkoli datovou schránkou nebo prostřednictvím chytrých online formulářů. A úředníci se netopí ve štosech papírů, nýbrž jednoduše vše spravují přes počítač. Utopie? Zdaleka ne!

Možná, že v současné době takto většina úřadů v České republice nefunguje, ale rozhodně svítá na lepší časy. Zářným příkladem může být Středočeský kraj, který se rozhodl učinit přítrž nekonečným frontám žadatelů o tzv. „kotlíkové“ dotace na výměnu starých kotlů na pevná paliva. Dříve lidé stáli ve frontě již den či dva předem a trávili před úřadem dlouhé hodiny za každého počasí, dokonce tam museli i nocovat. Bez toho neměli šanci dostat se do správného pořadí, které mělo naději na získání dotace, a tudíž i nového ekologického kotle.

Místo fronty elektronická žádost z pohodlí domova

Středočeský kraj se rozhodl tyto fyzické registrace nahradit chytrými online formuláři. Sběr žádostí probíhal výhradně elektronicky a pořadí příchozích žádostí bylo jednoznačné. Obrovskou výhodou byl sběr kompletních dat v elektronické podobě bez nutnosti jejich dalšího přepisování z papírových dotazníků. Žadatelé mohli vyplnit formulář kdekoli na svém oblíbeném zařízení a po jeho odeslání jim přišlo potvrzení z úřadu včetně jedinečného číselného kódu žádosti. Tuto žádost podanou elektronickou formou si pak lidé mohli vytisknout a spolu s potřebnými doklady, nutnými pro získání dotace, ji museli do 20 pracovních dnů doručit na Krajský úřad Středočeského kraje.

Krajský úřad také žadatelům umožnil nachystat si žádosti s měsíčním předstihem. Občané si tak mohli v klidu a postupně připravovat všechny nezbytné doklady, aby při zahájení sběru žádostí mohli mít vše potřebné nachystané k odeslání. Středočeský kraj na změně vydělal nejen zrušením zbytečných front a přepisováním papírových dotazníků do elektronické podoby, ale především tím, že online formuláře usnadnily samotné evidování žádostí a přinesly úplný přehled nad čerpáním finančních prostředků. Úspora na straně úřadu byla jednoznačná, nemluvě o sympatiích na straně občanů.