Kdy a jak správně pečetit dokumenty ve státní správě?

eGovernment, Podepisování
14. dubna 2020, 5 minut čtení

Elektronická pečeť je vlastně obdobou klasického kulatého razítka, která slouží jako důkaz, že daný elektronický dokument vydala určitá právnická osoba a poskytuje tak jeho příjemci jistotu o jeho původu a integritě.

Tak jako elektronický podpis nahrazuje v bezpapírové komunikaci klasický ruční podpis, tak elektronická pečeť představuje alternativu ke klasickému razítku. V podstatě tedy slouží jako důkaz, že elektronický dokument vydala konkrétní právní osoba. Pro veřejnou správu je to stejně důležitý nástroj jako datová schránka, jejímž prostřednictvím musí povinně komunikovat s fyzickými i právnickými osobami, které se na ně tímto způsobem obrátí. Úředníci navíc mají povinnost v případě pečetění dokumentu připojit k pečeti i kvalifikované elektronické časové razítko.

Vytváření, uchovávání, ověřování shody a platnosti elektronických pečetí patří mezi takzvané kvalifikované služby vytvářející důvěru, které jsou součástí E-governmentu. Podle evropského nařízení o elektronické identifikaci a důvěryhodných službách pro elektronické transakce na vnitřním evropském trhu (eIDAS) je elektronická pečeť zcela plnohodnotnou alternativou klasického razítka a nesmí být odmítána jako důkaz v soudním a správním řízení pouze z toho důvodu, že má elektronickou podobu nebo že nesplňuje požadavky na kvalifikované elektronické pečetě.

Pečeť je nutná při každém právním jednání s třetí osobou

V jakých případech tedy mají nebo dokonce musí představitelé veřejné správy používat elektronické pečeti? Prakticky vždy, pokud vydávají formalizované elektronické dokumenty, které jsou výsledkem právního jednání vůči třetím osobám. Tedy u všech rozhodnutí, osvědčení, sdělení, veřejnoprávních smluv a podobných dokumentů. V závislosti na povaze právního jednání obsaženého v dokumentu pak musí úředník dokument elektronicky podepsat nebo stačí, když jej nechá pouze opečetit.

Elektronickými pečetěmi se zpravidla označují elektronické dokumenty, které jsou výsledkem automatizovaného zpracování, což jsou například výpisy z informačních systémů veřejné správy, doručenky z elektronické podatelny potvrzující přijetí podání nebo konverzní doložky v případě autorizované konverze, byla-li konverze provedena automatizovaně. Kvalifikovanou elektronickou pečeť není nutné přidávat k dokumentu, který byl podepsán kvalifikovaným elektronickým podpisem. Pokud se ale už kvalifikovaná elektronická pečeť použije, musí se k ní přidat kvalifikované elektronické časové razítko.

Díky časovým razítkům lze prokazatelně doložit přesné datum a čas provedené akce a originalitu dokumentu. Nakoupit a čerpat kvalifikovaná časová razítka můžete v jednoduchých balíčcích nebo čerpat zdarma v rámci aplikace Signer. Kvalifikované certifikáty pro podpis a pečeť včetně časových razítek jsou vydávané ve spolupráci s kvalifikovanou certifikační autoritou PostSignum. Pokud nechcete řešit nákup kvalifikovaných elektronických pečetí a razítek po balících, vyzkoušejte službu SecuSign, která zahrnuje čerpání neomezeného počtu podle velikosti vašeho úřadu.

Background photo created by rawpixel.com - www.freepik.com

Zaujal vás článek?
Podělte se o něj se svými známými

Další čtení

Výhody elektronického podepisování smluv

Výhody elektronického podepisování smluv

Stále váháte nad tím, zda ve firmě zavést elektronické podepisování smluv a dalších dokumentů? Možná vám pomůžeme s rozhodováním, když shrneme největší výhody bezpapírového řešení.

Jak správně elektronicky archivovat dokumenty

Jak správně elektronicky archivovat dokumenty

Víte, jak správně elektronicky archivovat dokumenty? Přechod na bezpapírový archiv je skvělá věc, ale i u „digitálních šanonů“ je třeba dodržovat zákon.

Digitální formuláře Sofa s propojením na Microsoft 365

Digitální formuláře Sofa s propojením na Microsoft 365

Používáte kancelářský software Microsoft 365 a uvažujete o zavedení interního oběhu dokumentů s jejich následnou archivací? S naší aplikací Sofa si Microsoft 365 báječně rozumí, takže dokumenty vytvářené ve Wordu nebo Excelu můžete odesílat rovnou z Office do oběhu ve firmě. Ale to není vše.

 eBook Paperless office zdarma

Jak přejít na skutečně bezpapírovou kancelář.

Jak se zbavit zbytečného papírování a efektivně využit čas. Na toto téma je eBook Paperless office. Najdete zde odpovědi nejen na to, jak chytře digitalizovat kancelář, ale mnohem více. Stačí jeden klik a máte vše u sebe. Jednoduše a digitálně. 

Odesláním formuláře souhlasíte se zpracováním osobních údajů