Kde jen ta smlouva může být?

Ztrácejí se vám faktury? Vystavujete duplikáty a pak se vám najednou zjevují původní verze a začínáte v tom mít zmatek? Inspirujte se příběhem firmy, která se rozhodla s takovým nepořádkem rázně zatočit.

Zdlouhavý a neefektivní proces schvalování faktur řešila česká pobočka známé německé společnosti Mahr, která se zabývá výrobou měřicí techniky pro průmyslové podniky. Všechny faktury si ve firmě tiskli, přidávali k nim „košilky“, na které vyplnili potřebné údaje, jako je datum přijetí, datum splatnosti, předmět plnění a podpis odpovědného manažera, který fakturu schválil. Teprve poté se faktura dostala na finanční oddělení, aby mohla být proplacena. Jenže tento zastaralý způsob zpracování vedl k tomu, že se faktury ztrácely, vznikaly jejich duplikáty, poté se objevovaly původní verze, které někomu ve firmě ležely týdny na stole, a nastával tak všeobecný zmatek. Nemluvě o upomínkách od dodavatelů.

Konec „košilkám“ a papírovým fakturám

Firma se tedy rozhodla poohlédnout se po řešení, které by jí umožnilo nejen faktury, ale různé interní žádanky, jako jsou knihy jízd a cestovní příkazy, přehledně evidovat a hlídat. Pokud možno elektronicky, aby bylo vše dostupné na jednom místě, a dokumenty se tak nemusely dohledávat po kancelářích. Volba padla na naši aplikaci Sofa, která umožňuje elektronický oběh interních dokumentů, jejich schvalování, elektronické podepisování a archivaci, přičemž není závislá na tom, že by ji zaměstnanci museli využívat pouze v kanceláři v rámci firemní sítě. Sofa je cloudová aplikace, takže k firemním dokumentům se oprávnění uživatelé dostanou odkudkoli a potřebují k tomu pouze chytré zařízení a připojení k internetu.

Veškeré příchozí dokumenty firma nahraje do Sofa (a je jedno, zda jsou už od počátku elektronické, nebo přijdou v papírové podobě – v takovém případě je stačí pouze naskenovat a pustit do oběhu prostřednictvím Sofa), aplikace jim automaticky přidělí evidenční číslo a poté stačí ke každému dokumentu přidat odpovědné zaměstnance, kteří s ním mají nakládat. V každé fázi existence dokumentu je hned jasné, zda čeká na schválení, kdo s ním naposledy pracoval a jaké v něm udělal změny. Pokud zaměstnanec potřebuje například schválit fakturu, připojí k procesu zpracování odpovědného manažera, kterému okamžitě přijde notifikace, aby daný dokument zkontroloval a odsouhlasil, případně vrátil zpět s komentáři a požadavky na změny.

Lockdown firmu nezaskočil, fungovala jako před pandemií

To vše se děje v online prostředí, kdy ani jeden z komunikujících zaměstnanců nemusí sedět v kanceláři. Přesně to vedle přehlednosti a pořádku v interních dokumentech Mahr na aplikaci Sofa nejvíce ocenil. Elektronický oběh dokumentů přinesl velkou časovou úsporu, urychlení a přehlednost práce. Dostupnost veškerých potřebných dokumentů i mimo kancelář firma ocenila zejména v době povinných lockdownů a hromadných home officů, na které byla díky Sofa skvěle připravena a firemní procesy se pandemií koronaviru a vládními opatřeními proti šíření viru nijak narušily. Jiné firmy tento problém řešily až ve chvíli, kdy nastal, a trvalo jim několik týdnů až měsíců, než přešly na plně digitální oběh a schvalování dokumentů.

Aplikaci Sofa lze přizpůsobit individuálním požadavkům jednotlivých firem, čehož společnost Mahr plně využila. Implementace takového řešení na míru je sice časově o něco náročnější a komplikovanější, ale mnohonásobně se vyplatí. Software602 zaměstnance vyškolil, aby dokázali aplikaci Sofa používat naplno, a poskytuje společnosti Mahr servis v případě, že se vyskytnout nečekané komplikace. V české pobočce společnosti Mahr využívá aplikaci Sofa šest desítek zaměstnanců a účetnictví už nemá žádné prodlevy se schvalováním a proplácením faktur dodavatelům. Zavedení Sofa od výběru řešení po plné využívání aplikace zaměstnanci přitom zabralo pouhé dva měsíce, a to včetně všech individuálních úprav požadovaných klientem.