Důležitý kontrakt podepíšete i z pláže

Prázdniny nepřejí pružnému vyřizování firemních záležitostí. Prakticky vždy je někdo na dovolené a jako na potvoru to je v tu nejméně vhodnou dobu většinou kolega s podpisovým právem a rozhodujícími pravomocemi.

Odvolávat manažera z dovolené kvůli podpisu jediné, i když velmi důležité, smlouvy by bylo jistě nepatřičné. Jenže pokud jej nemůže v době jeho nepřítomnosti zastoupit někdo jiný, protože podpisové právo prostě nemá, může to znamenat vážnou komplikaci při získávání lukrativní zakázky.

Jak si tedy ohlídat, aby k takové situaci vůbec nedošlo a zároveň neblokovat klíčovým manažerům dovolenou? V době všudypřítomného internetu a chytrých zařízení přeci musí existovat možnost, jak smlouvu podepsat, aniž by se kvůli tomu muselo cestovat zpátky do kanceláře nebo se v prázdninovém resortu složitě sháněla tiskárna se skenerem.

Papírování během dovolené nepotěší asi nikoho, ale důležitý kontrakt lze vyřídit jednoduše na několik kliknutí třeba z mobilního telefonu, včetně elektronického podpisu. Právě k tomu lze využít aplikaci Sofa pro elektronický oběh dokumentů ve firmě, která představuje takovou malou kancelář ve vašem mobilu, tabletu nebo notebooku.

Dokumenty díky ní můžete upravovat, schvalovat, podepisovat a předávat k dalšímu zpracování, ale i archivovat a skartovat digitálně prakticky kdekoli, tedy jak v kanceláři, tak na home office, během služební cesty, na dovolené či mezi schůzkami v kavárně. Anebo z pláže uvedené v titulku.

Nejen podepsat, ale rovnou i archivovat

Prostřednictvím Sofa smlouvu vzdáleně nejen podepíšete, ale rovnou i archivujete. Smlouva dostane vlastní evidenční číslo a není třeba ji tisknout a ukládat do šanonů. Kdykoli je vyhledatelná, díky chytré aplikaci vzdáleně odkudkoli, a archivovaná je dle evropského nařízení eIDAS, takže splňuje veškeré legislativní požadavky na archivaci.

A jak na smlouvě zajistit podpis protistrany? Opět pomůže naše aplikace Sofa. Stačí zadat e-mailový kontakt na obchodního partnera a odeslat – smlouva mu přijde formou odkazu v tom e-mailu, takže ani není třeba používat datovou schránku.

Archivace elektronických smluv je velmi intuitivní a dobře se v ní hledá. Nemusíte znát ani evidenční číslo, ani datum uzavření kontraktu nebo konkrétní předmět smlouvy, v archivu Sofa se dá vyhledávat fulltextově pomocí klíčových slov, případně chronologicky. Velmi to usnadňuje orientaci mezi stovkami dokumentů, zvláště pak ve chvíli, kdy nejste fyzicky v kanceláři.