Bezpapírová kancelář: archivujte, podepisujte, razítkujte elektronicky!

V minulém článku o bezpapírovém řešení kanceláře jsme si nastínili možnosti elektronického oběhu dokumentů, firemních procesů a spisových služeb. Mezi základní potřeby každé společnosti nebo organizace patří ale také možnost převádět veškerou dokumentaci do elektronické podoby.

A také v ní provádět změny, archivovat a samozřejmě veškeré dokumenty elektronicky podepisovat, pečetit a opatřovat je časovými razítky. Zkrátka to, co byste běžně dělali v kanceláři s papírovým dokumentem, elektronicky to zvládnete i na dálku bez ohledu na zařízení a místo pobytu.

Konvertuje dokumenty do PDF

Pro elektronizaci a archivaci firemních dokumentů je třeba kvalitní nástroj na převádění do PDF dokumentů. Nás konvertor do PDF umí dokument nejen převést, ale i upravovat, anonymizovat v něm citlivé údaje a elektronicky ho podepsat. Činit tak můžete rovnou u vás na firemním serveru do formátů PDF a PDF/A, a to z nejběžnějších formátů souborů a dokumentů. Nástroj ověřuje shody PDF dokumentů s ISO požadavky na PDF/A a získává data z čárových kódů nebo je generuje do PDF.

Díky aplikaci Signer pak můžete jakýkoli dokument v PDF upravovat, editovat a také jej elektronicky podepsat. Signer existuje ve verzi pro organizace i jednotlivce a dokáže i anonymizovat PDF, přidávat tiskovou vrstvu, zabezpečovat PDF dokument a vkládat do něj texty. Dokumenty nemusíte se Signerem konvertovat do PDF jednotlivě, ale pohodlně hromadně, a stejně tak hromadně je můžete i podepisovat elektronicky. Aplikace se dá integrovat s MS Office. Důležitá je i možnost aplikace časových razítek a elektronických podpisů a ověřování PDF/A formátu a elektronických podpisů s náhledem historie těchto podpisů na dokumentu.

Podepisujte a razítkujte na dálku elektronicky

Nebaví vás věčné podepisování papírových dokumentů? Přejděte na elektronický podpis a pečeť. Elektronické dokumenty pak můžete podepisovat a razítkovat odkudkoli kvalifikovaně se zařízením HSM (Hardware Security Modul – certifikované vzdálené úložiště elektronických certifikátů). Nemusíte řešit žádný hardware, instalaci ani správu životního cyklu certifikátů. Plně jím nahradíte tokeny a čipové karty. Platnost elektronických podpisů můžete ověřovat u všech kvalifikovaných certifikačních autorit v EU. Uchovávání certifikátů po uplynutí technické lhůty jejich platnosti podle nařízení eIDAS tak můžete svěřit pohodlně kvalifikovanému poskytovateli.

I u tohoto nástroje využijete multiplatformní aplikace pro zpracování PDF dokumentů Signer, která umožní podepsat elektronický dokument a odeslat ho e-mailem nebo datovou schránkou. Je to ideální řešení pro všechny, co již nechtějí chodit na přepážku úřadu nebo na poštu. Díky časovým razítkům lze prokazatelně doložit přesné datum a čas provedené akce. Nakoupit a čerpat kvalifikovaná časová razítka můžete v jednoduchých balíčcích nebo čerpat zdarma v rámci aplikace Signer.

Ještě nevěříte, že se lze ve firmě zbavit papírování, ušetřit místo, energii i náklady, a ještě posloužit životnímu prostředí? Stačí udělal první krok a vyzkoušet některý z těchto nástrojů. Kdo jednou nastoupí cestu k bezpapírové kanceláři, už z ní nesejde!